Wirtschaftlichkeitsrechnung für Gemeinden und Verwaltungen

Was kostet Sie das Protokoll? Rechnen Sie in zwei Minuten aus, was die Sitzungsnachbearbeitung Ihre Verwaltung jährlich kostet.

Alle Werte sind Ihre Werte – ändern Sie jede Zahl, das Ergebnis rechnet sich sofort neu. Anschliessend können Sie das Blatt als PDF speichern und in die nächste Sitzung mitnehmen.

Grundlage

Ihre eigenen Zahlen. Wir setzen nur Startwerte, die Sie überschreiben können.

Zeitaufwand

Zwei Minuten. Sieben Eingaben genügen für eine belastbare Grössenordnung.

Ergebnis

Jahreskosten, Einsparung, Amortisationszeit und freigewordene Arbeitstage.

Sitzungsprotokolle sind teure Handarbeit
Zwischenspeichern: Ihre Eingaben werden automatisch in diesem Browser gesichert, damit nichts verloren geht, wenn Sie später weitermachen. Sie verlassen Ihr Gerät dabei nicht.
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Ihre Zahlen

Schätzungen genügen. Wo Sie unsicher sind, lassen Sie den Startwert stehen.

1.1 Gemeinderat, Kommissionen, Schulpflege, GPK, Arbeitsgruppen – alles zusammengezählt.
1.2
1.3 Wie viele Stunden Protokollarbeit fallen pro Stunde Sitzung an? Erfahrungswert in Verwaltungen: 1,5 bis 3 Stunden – abhängig davon, wie wörtlich protokolliert wird.
1.4 Vollkosten inklusive Sozialleistungen und Arbeitsplatz, nicht der Bruttolohn.
1.5 Die Rohfassung entsteht automatisch, es bleibt das Redigieren und Freigeben. Wir rechnen bewusst zurückhaltend mit 60 Prozent.
1.6 Startwert: Paket mit Aufnahmegeräten, Lizenzen und Support. Ihr tatsächliches Angebot kann abweichen – Zahl einfach überschreiben.
1.7 Einrichtung, Schulung, Anpassung an Ihre Protokollvorlagen. Optional.
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Ihr Ergebnis

Alle Werte werden laufend neu berechnet und beziehen sich auf ein volles Kalenderjahr.

Protokollstunden pro Jahr –
Kosten heute – reine Personalkosten für Protokollarbeit
Kosten mit Lösung – Restaufwand plus Lizenz
Einsparung pro Jahr –
Heute
Mit Lösung
Amortisation–
Freigewordene Arbeitstage pro Jahr–
Einsparung über fünf Jahre–
Wie diese Zahlen zu lesen sind: Es handelt sich um eine Modellrechnung auf Basis Ihrer Eingaben, nicht um eine Offerte. Nicht eingerechnet sind Nebeneffekte, die sich schlecht beziffern lassen: schnellere Verfügbarkeit der Protokolle, durchsuchbare Sitzungsarchive, weniger Abhängigkeit von einzelnen Personen und die Entlastung bei Krankheit oder Ferien.
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Was hinter den Zahlen steht

Damit die Rechnung in der Sitzung standhält – hier die Annahmen offen dargelegt.

Von der Aufnahme zum freigegebenen Protokoll
3.1
Sitzungsstunden pro Jahr = Sitzungen pro Monat × Dauer × 12
Protokollstunden = Sitzungsstunden × Faktor Nachbearbeitung
Kosten heute = Protokollstunden × Stundensatz
Kosten mit Lösung = Kosten heute × (1 − Zeitersparnis) + Jahreslizenz
Amortisation = Einführungskosten ÷ monatliche Einsparung
3.2
  • Aufzeichnung der Sitzung über ein Tischmikrofon, ohne Cloud-Zwang
  • Automatische Transkription – auch bei Schweizerdeutsch und Dialekt
  • Zuordnung der Redebeiträge zu den Sprechenden
  • Strukturierter Protokollentwurf mit Beschlüssen, Anträgen und Pendenzen
  • Durchsuchbares Archiv über alle vergangenen Sitzungen
3.3
  • Redaktion und Kürzung auf die protokollübliche Form
  • Fachliche Prüfung von Beschlüssen und Formulierungen
  • Freigabe durch die zuständige Person – die Verantwortung bleibt in der Verwaltung
3.4 Sitzungsprotokolle enthalten regelmässig Personendaten. Die Verarbeitung erfolgt in der Schweiz, die Daten verbleiben in Ihrer Hoheit, und es besteht ein Vertrag zur Auftragsbearbeitung. Details klären wir vor jeder Einführung schriftlich.
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Nächster Schritt

Diese Rechnung ist eine Grössenordnung. Belastbar wird sie, wenn wir sie an einer echten Sitzung Ihrer Gemeinde messen.

Testlauf mit einer Ihrer Sitzungen

Wir zeichnen eine reguläre Sitzung auf und liefern den Protokollentwurf. Sie vergleichen den Aufwand mit Ihrem heutigen Vorgehen – und wissen danach, welche der obigen Zahlen stimmt.

Testlauf anfragen +41 44 513 77 73
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