Notfallausweis für Ihre digitale Infrastruktur

Wenn morgen niemand erreichbar ist Alles, was Ihr Unternehmen braucht, um im Ernstfall handlungsfähig zu bleiben – auf einem Blatt.

Domain, Hosting, E-Mail, Werbekonten: Bei den meisten Unternehmen weiss genau eine Person, wo das alles liegt. Fällt sie aus – Unfall, Kündigung, Streit mit dem Dienstleister – steht der Betrieb still. Dieser Ausweis hält fest, was dann zählt.

Wichtig: Hier gehören keine Passwörter hinein. Notieren Sie ausschliesslich, wo etwas liegt und wer Zugang hat – niemals Zugangsdaten selbst. Diese Angaben bleiben in Ihrem Browser und werden nicht an uns übermittelt. Drucken Sie das Dokument aus und legen Sie es dorthin, wo auch Ihre Versicherungspolicen liegen.

Ihr Nutzen

Im Ernstfall zählt Ihre Vorbereitung, nicht die Geschwindigkeit Ihres Dienstleisters.

Zeitaufwand

20–40 Minuten. Was Sie nicht wissen, lassen Sie offen – jede Lücke ist ein Ergebnis.

Danach

Fristen als Kalenderdatei sichern, unterschreiben, ausdrucken, sicher ablegen.

Einmal jährlich prüfen. Zugänge ändern sich, Dienstleister wechseln, Verträge laufen aus. Ein Notfallausweis von vor drei Jahren ist im Ernstfall wertlos. Tragen Sie sich den nächsten Termin gleich in Abschnitt H ein – über den Knopf oben landet er in Ihrem Kalender.
A

Verantwortlichkeiten

Wer entscheidet, wer weiss Bescheid, wer springt ein.

A1
Name / Funktion
Telefon
E-Mail
A2 Wenn hier niemand steht, ist das bereits das wichtigste Ergebnis dieses Dokuments.
Name / Funktion
Telefon
E-Mail
A3
Firma
Ansprechperson
Telefon / E-Mail
A4 Bei einem Ausfall am Wochenende entscheidet diese Frage über Stunden.
A5 Passwortmanager, Tresor, versiegelter Umschlag beim Treuhänder – nur der Ort, nicht der Inhalt. Und: wer kommt im Ernstfall daran?
B

Domains

Die Domain ist der wertvollste Posten. Läuft sie ab, ist alles andere zweitrangig.

B1
Domain
Registrar / Anbieter
Läuft ab am
B2 Der Inhaber im Register – nicht der technische Kontakt. Steht dort Ihr Dienstleister statt Ihr Unternehmen, gehört die Domain rechtlich nicht Ihnen.
B3
B4 Eine abgelaufene Firmenkarte hat schon manche Domain gekostet. Kartenart und letzte vier Ziffern genügen – keine vollständige Nummer.
B5 Schreibvarianten, alte Namen, .com und .de. Je Zeile: Domain, Anbieter, Ablauf.
C

Hosting, DNS & Sicherung

C1
Hosting-Anbieter
Kunden- / Vertragsnummer
Vertrag läuft ab am
C2 Telefonnummer und Zeiten. Nachts um 23 Uhr will man das nicht erst suchen.
C3 Oft ein anderer Anbieter als der Hoster. Wer hier keinen Zugang hat, kann eine ausgefallene Website nicht umziehen.
C4
C5 Ein Backup, das nie zurückgespielt wurde, ist eine Vermutung, keine Sicherung.
C6
D

E-Mail

Fällt die Mail aus, steht der Betrieb schneller still als bei einer Website-Panne.

D1
Anbieter / Plattform
Vertrag läuft ab am
D2 Die Person, die neue Postfächer anlegen und Passwörter zurücksetzen kann.
D3 Auf dem Handy einer einzigen Person? Dann kommt bei deren Ausfall niemand mehr ins Konto. Notieren Sie, wo die Wiederherstellungscodes liegen.
D4 Rechnungen, Mahnungen und Ablaufwarnungen der Anbieter – wenn die an ein persönliches Postfach gehen, verschwinden sie mit der Person.
E

Website & Systeme

E1
Technik / CMS
Wer kann Inhalte ändern?
E2 Bei individuellen Lösungen entscheidend: Ohne Code kann niemand weiterarbeiten.
E3
E4 Je Zeile: System, Anbieter, wer hat Zugang, wann läuft der Vertrag aus.
F

Google- & Werbekonten

Diese Konten sammeln jahrelang Daten. Verloren heisst: von vorn beginnen.

F1
F2 Eine Firmenadresse oder das private Google-Konto eines Mitarbeitenden? Der Unterschied entscheidet, wem die Daten beim Austritt gehören.
F3
F4
G

Im Ernstfall

Diesen Abschnitt liest jemand unter Druck. Schreiben Sie ihn so, dass eine fachfremde Person danach handeln kann.

G1
G2 Wichtig: eine Telefonnummer, keine E-Mail-Adresse. Die nützt gerade nichts.
G3 Erste Schritte, interne Meldestelle, Versicherung, allenfalls Anwalt. Bei Personendaten kann eine Meldung an den EDÖB nötig sein – halten Sie fest, wer das beurteilt.
G4
Gesellschaft / Police
Notfallnummer
G5 Reihenfolge festlegen, solange Ruhe herrscht: Telefon vor Mail vor Shop vor Website – oder umgekehrt? Das hängt von Ihrem Geschäft ab, nicht von der Technik.
H

Fristen & Kontrolle

Über den Knopf oben in der Leiste lassen sich alle hier und weiter oben erfassten Termine als Kalenderdatei sichern – mit Erinnerung 60 und 14 Tage vorher.

H1
H2
Bezeichnung
Datum
H3 Empfehlung: jährlich, und zusätzlich bei jedem Wechsel von Personal oder Dienstleister.
H4 Ein Ausdruck im Safe ist im Ernstfall mehr wert als eine Datei auf dem Server, der gerade ausgefallen ist.
H5 Lücken, Unsicherheiten, Dinge zum Klären. Wenn Sie mögen, schauen wir sie gemeinsam an.
✓

Bestätigung

Mit Ihrer Unterschrift bestätigen Sie, dass die Angaben zum genannten Zeitpunkt zutreffen. Es entsteht dadurch keine Zahlungspflicht und kein Auftrag. Bewahren Sie den Ausdruck sicher auf – und prüfen Sie ihn jährlich.

Notfallausweis bestätigen
Ort Datum Name in Blockschrift
Unterschrift
Hier mit Maus oder Finger unterschreiben
Alternativ das Feld leer lassen und das ausgedruckte PDF von Hand unterschreiben.
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